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就活基礎知識

【テンプレ付き】署名の書き方とは?転職メールのポイント

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こんにちは、らくらく就活です。

転職活動をしているとどうしても避けられないのが「メール」ですよね。

日頃、業務中にメールのやりとりはしているから大丈夫!という方も多いと思います。

今回は転職活動をしている方も、転職を考えている方もおさらいして欲しい「署名」についてご紹介します。

正しいビジネスメールの書き方署名を書く時に注意すべきポイントを例文とともに解説します!

1.署名の作り方

まず、署名とはメールの最後に自分の氏名や連絡先を記載するものです。

やはり社会人として正しいビジネスマナーを抑えておきたいものです。

たかがメール、されどメールです。

企業は日々膨大なメールをチェックしなければいけないので、読みやすくシンプルなものにしましょう。

では、実際何を記載すればいいのか?

抑えておきたい署名としては、以下の5つを記入しておけば問題はありません。

  • 名前
  • ふりがな
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

また、会社に在籍しながら転職活動をする場合は、勤務先のメールアドレスを使用することは避けましょう。

転職活動のメールの署名テンプレート

以下が署名のテンプレートになります。

テンプレートを参考に署名を書いてみてください。

【署名テンプレート】

——————————————

山田 太郎(Yamada Taro)

住所:〒000-00xx

東京都〇〇区〇〇町0-0-x

TEL:090-****-****

Email:****@*****.com

※平日の9時~18時までは仕事中のため電話に出られない可能性があります。
ご用件を留守番電話に入れていただくか、メールでいただければ折り返しいたします。

——————————————-

本文と署名を「—–」で区切ることで、署名がわかりやすくなります。

住所を記載してる方が受け取る側(企業側)は便利になります。

また住所を記載する際には、最新のものを都道府県から書きましょう。

末尾に電話に出やすい・返信しやすい時間帯を記載しておくと丁寧です。

2.署名を書く際に抑えておきたいポイント

転職メールの署名の書き方がわかったら、より読みやすく、印象のいいメールにするためのポイントを解説します。

  • メールアドレスはPCのものを
  • 件名はわかりやすく
  • 返信は24時間以内に!

上記のポイントを抑えることで、必要なマナーは抑えれます。

転職活動は、就活ではないので、ビジネスマナーはついていて当然と企業も判断しますので、より印象のいいメールを書くことを心がけてくださいね。

以下で詳しくご説明します。

2-1.メールアドレスはPCのものを

転職あるあるですが、勤務先のメールアドレスを使うのはNGです。

日常的に使っているので、ついつい勤務先のアドレスを使いがちですが、「リテラシーが低い」「当社でも業務以外のことをされかもしれない」と思われる可能性があります。

個人で使用しているGmaiやloutlookがおすすめです。

フリーメールをよく思わない企業も今まではありましたが、パソコンからのメールが受信できるアドレスなら使用していいでしょう。

携帯電話など、キャリアメールを使用すると、パソコンからのメールが受信されない場合があるので使用は控えましょう。

また、個人のPCのアドレスを使う方も無難なアドレスにしましょう。

特定のアイドルグループがアドレスに入っていたり、誰かわからないようなアドレスは避けましょう。

企業側からも不審に思われて、受け取ってもらえないと意味がありません。

2-2.件名はわかりやすく

企業は日々膨大な量のメールが届いています。

「誰から、どのような用事で送られてきたメールなのか」を意識しましょう。

万が一読み飛ばされてしまっても困ります。

また、わかりやすい件名で送ることはビジネスにおいてのマナーです。

また返信する際には、件名は変えずにそのまま返信しましょう。

内容が変わるときだけ新しい件名で送ることをおすすめします。

2-3.返信は24時間以内に!

面接や訪問、面談の日程調整など、日程の調整が多い転職活動のメールのやりとりですが、特に返信のスピードには気をつけましょう。

返信が遅れるとスケジュールが大変組みづらくなってしまい、企業側にも迷惑がかかってしまいます。

最低でも24時間以内には必ず返信するようにしましょう。

3.最低限抑えておきたい転職におけるメールマナー

転職する際に、最低限抑えておかないとそもそもメールで転職失敗なんてことになったら嫌ですよね?

本文・署名が書けたら以下を参考にして見直してみましょう。

  • 誤字脱字
  • 間違った敬語
  • 派手な装飾、絵文字

以下で順番に、詳しく説明します。

3-1.誤字脱字

メールを書いたら必ず誤字脱字がないか確認しましょう。

転職活動に限らず、全てのシーンで言えることです。

またメールアドレスや電話番号に誤りがあると、採用担当者からの連絡が届かない場合もあります。

初歩的なミスを避けるためにも、署名は毎回入力するのではなく、登録するかコピーをすることをおすすめします。

3-2.間違った敬語

誤字脱字はもちろんですが、敬語も正しく使えているか確認することをおすすめします。

特に話し言葉では「御社」ですが、書き言葉では「貴社」が正しいです。

メールと実際の面接の時に混ざらないように気をつけましょう。

  • NG「了解しました」
  • OK「承知しました」
  • NG「参考になりました」
  • OK「勉強になりました」

この辺りも間違いやすい敬語です。

メールだけでなく、会話中でもついつい癖が出てしまうものです。もし間違っていたらこれを機に直しておきましょう。

3-3.派手な装飾

キラキラとしたデザインや、絵文字・顔文字を使うことは避けましょう。

ビジネスシーンや転職活動のメールでは、読みやすさや装飾は要りません。

パソコンのフリーアドレスも今はスマホから送れますが、もちろん絵文字や顔文字など入れることはNGです。

4.まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は転職活動で企業に送るメール・署名の書き方や、注意すべきポイントをご紹介しました。

顔の見えないメールのやり取りだからこそ、きちんとビジネスマナーを理解して送りましょう。

 
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