就活基礎知識

就活中の留守電対応4パターン&折り返し電話のマナーまとめ

就活をする上で欠かせないのが「電話マナー」です。

とはいっても、具体的に何をすればいいのかわからない!どんな言葉遣いをすればいいの?企業から着信がきていたら折り返すべき?留守電は設定した方がいい?

疑問は尽きませんよね。でも安心してください!この記事では、就活での電話に対するモヤモヤをすぱっと解消します。これで電話も怖くない!

就活マナーとして留守電設定はマスト!

まず、就活をする上での電話マナーとして「留守電設定」をしましょう。留守電を設定していなければ企業側が何度も就活生に電話をかけ直すことになります。

企業のみなさんも忙しいので連絡がつかない就活生に、粘り強く何度もかけ直しするケースはあまりありません(!)

留守電を設定していれば、企業から重要な連絡が来たときに、すぐ電話をかけ直すことができます。

着信履歴とメールはこまめに確認する

できるだけ着信履歴やメールはこまめに確認しましょう。でないと、大切な連絡を見逃してしまう可能性があります。

……とはいっても「こまめに確認するの苦手なんだよな〜」って方は、こんな風に考えてみてください。 希望の企業を”好きな人”だと思いこんでみることです。メールや電話を頻繁にチェックしていなかったばかりに、好きな人との大チャンスを逃してしまった苦い経験ありませんか?

「好きな人のメールや電話をあの時見逃さなかったら……」とならないよう、企業を好きな人だと思いこみ、連絡をこまめにチェックしましょう。

留守電設定のポイント2つ

留守電設定をする上で大切なポイントを2つ紹介します。

それは「呼び出し音」「呼び出し時間」です。場合によっては、就活に悪い影響を与えてしまう可能性があります。 しかし適切な設定をすることで回避できる問題です。

呼び出し音は初期設定のままで

呼び出し音は個人で変更することができます。 呼び出し音を好きなアーティストの曲や芸能人のボイスなどに設定することは個人の自由なので、決して悪いことではありません。 」

しかし企業によっては「学生気分が抜けきれてないのでは?」と思われて、印象が下がってしまう恐れがあります。就活中の間だけはすこし我慢して、呼び出し音を初期設定に戻しましょう!

呼び出し時間は20秒がベスト

基本的に電話の呼び出し時間は、どのスマホでも「0秒〜120秒」の間で自分で設定できます。 20秒未満の場合はすぐに留守電サービスに繋がってしまうため、就活生が毎度折り返すことになり、手間になるでしょう。

長すぎても相手側が待ちくたびれて切ってしまう可能性もあるので、呼び出し時間は20秒がベストです。

着信や留守電が入っていた場合のパターン別対応方法

企業から留守電や着信が入っていた場合、どのように対応すればいいのかを4パターンに分けて紹介します。

パターン1. 着信のみでメッセージなし→かけ直す

着信が残っているのみだと、企業側が何か伝えたかったか全くもってわからないですよね。なので、適切な対応方法はかけ直すことです。

ビジネスマナーとして、かけ直しは24時間以内が適切です。特に大きな用事がなければ、早めにかけ直しましょう!

パターン2「またかけ直す」と留守電が入っていた→かけ直す

「またかけ直す」という内容の留守電が入っていたら、「じゃあかかってくるまで待っていよう」と思いたいところですが、企業側が忙しい可能性もあるのでこちらからかけ直しましょう。 かけ直したほうが企業側からも好印象です。

かけ直すのはいいけど、どんな言葉を使っていいのかわからない、なんて言えばいいの?という人のために、対応例を挙げておきます。

補足・もらった留守電への折り返し電話対応例

折り返しの電話をする際は、電話をもらったからかけ直した、という旨をまず電話相手に伝えましょう。

<会話例>

「お忙しいところ恐れ入ります。◯◯大学の鈴木★★と申します。
先ほど人事部の△△様からお電話をいただきましたので、折り返しご連絡をさせていただきました。△△様はいらっしゃいますでしょうか?」

名前がわからない場合は「ご担当者様」でもOKです。もし不在の場合はいつ頃戻るか聞いて、その際にかけ直す旨を伝えましょう!

パターン3. 「折り返し不要」と留守電が入っていた→かけ直さずメールする

「折り返し不要」とのことだったら、かけ直す必要はありません。 折り返さないでほしい理由がなにかあるはずなので、こういった時はメールを一報送ることです。企業側も「着信残ったかな?」と不安なはずなので、メールで着信を見たことを伝えましょう!

パターン4. 用件が完結していた→かけ直さずメールする

もしも留守電で用件が解決していたら、こちらもかけ直さずメールをしましょう。 再びかけ直してしまうと、企業側に余計な負担をかけてしまう可能性があります。「もう完結してるのにまた説明するの!?」と思われかねないので、サクッとメールで済ませましょう。

留守電へのメール対応例

対応は電話とほとんど変わりませんが、今後入社したらビジネスメールを使うこともありますので、念のために覚えておきましょう!

<例文>

件名:電話の折り返しについて/〇〇大学・鈴木★★

株式会社XX 採用担当△△様

お世話になっております。◯◯大学の鈴木★★です。
先日X時ごろお電話をいただいたのですが、都合により出られず申し訳ございません。

XXの件について承知いたしました。 引き続きよろしくお願いいたします。

〇〇大学・鈴木★★

 

「XXの件について承知いたしました」の部分は、留守電の内容に添った内容に変えて送ってくださいね。

抑えておきたい10の電話マナー

どれも基本的なことですが、気が動転して忘れてしまわないように頭に叩き込みましょう。

 

雑音のない場所で電話する

周りがガヤガヤしていると相手の声も聞き取りづらい上に、自分の声も相手に聞き取りづらいため双方に悪影響です。雑音のない場所で電話しましょう。

筆者は過去、アウトレットにいる時に採用担当者から電話がかかってきて、慌てて電話を取りました。しかし言ってることの半分くらい理解できず、家に帰ってからまたかけ直した経験があります。

二度手間かつ相手に対して良い印象を与えないので、電話をかけ直す際はできるだけ静かで雑音のない場所でしましょう。

 

メモを準備する

相手の言ったことをすぐに、メモできるようにしましょう。「あとで書けばいいや」と思い、電話を切ってから書こうとしても記憶違いで間違ったメモを書いている可能性があるので、必ずその場でメモを取れるようにすることです。

 

スケジュール帳とペンを準備する

面接の日程など重要な予定を書きこめるようにスケジュール帳を用意します。紙のスケジュールを持っていない場合は、スマホのカレンダー機能などを使ってもいいですね。

自分の予定と照らし合わせながら、予定をすぐ書き込めるように準備をしましょう。

 

ゆっくり、はっきりと話す

電話は相手の顔が見えないため早口で話してしまうと、非常に聞き取りづらいです。電話では相手にわかりやすいように、ゆっくり、ハッキリと話しましょう。

 

かけ直す時間帯は昼休憩の12時-13時を避けて

会社のお昼休憩は基本的に12時〜13時が多いです。その時間帯は社員が不在の場合が多いため、できるだけ昼休憩は避けましょう。
始業時間、終業時間もできるだけ避けるようにしましょう!

 

挨拶、大学名、名前、用件の順番で話す

「鈴木ですけど、◯◯さんいますか?」でも伝わらないことではないですが、マナーとして、「挨拶、大学名、名前、用件」の順番で話すと、相手にも怪しい印象を与えずスムーズに進みます。

電話の出だしは、このフォーマットが基本です!

「お忙しいところ恐れ入ります。◯◯大学の、鈴木★★と申します。〇〇の用件でお電話させていただきました」

最初は慣れない言葉遣いですが、この出だしを使えるだけでも印象はグンとアップします!

 

正しい敬語を使う

電話でしっかり、正しい敬語を使えると好印象です。

「お忙しいところ失礼いたします」「ただいまお時間よろしいでしょうか?」「お忙しい中、お時間いただきありがとうございました」など。

最初はなかなか使い慣れない言葉だとは思いますが、何度か使っていくうちに、だんだん違和感なく敬語が使えるようになります!

不安がある方は紙に書いたり、声に出して読み上げてみたりすると上達も早いでしょう。

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もちろん、「もう何から始めたらいいか分からないよ……」「NNTなんだけどどうしよう……」といった就活についての相談も無料でできますので、気になる方はぜひLINE追加してみてください!!

 

都合を聞く際は疑問形を使う

相手の都合を聞く際は、疑問形を使うことです。

「△△様のご都合はいかがでしょうか?」「◯◯日で差し支えないでしょうか?」

など、疑問形を使って相手の都合を丁寧に聞きましょう!

 

留守電になったら切らずにメッセージを残す

留守電を残さないと電話をかけ直すことになってしまうので、留守電になったら切らずにメッセージを残すようにしましょう。

すこし緊張すると思いますが、「挨拶、大学名、名前、用件」の順番で話したら、あとは企業側からかかってくるのを待つのみ!

電話をかけなおすよりハードルが低いです。

 

切るのは相手が電話を切ってから

基本は相手が切ってから切るのがマナーです。用件が終わったからと言ってすぐに切ってしまうと、失礼な印象を与えてしまいます。「失礼いたします」と言ってから、相手が切るのを待ちましょう。

相手もこちらが切るまでに一向に切る気配がない、なんてことも時にはあるかもしれません。もしもあまりにも長い無言の時間が続いてしまったら、一呼吸して「1、2、3……」と心の中で数えてから切るようにするといいです。

 

留守電設定は必須&電話対応は慣れが肝心!

就活中の留守電対応パターンや、電話対応のマナーを紹介しました。就活は意外と電話連絡が多いので、自信をもって対応できるように今から準備していきましょう!

 


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