就活基礎知識

【保存版】もうメールで困らない!就活メールの書き方

就活を始めて初めて「ちゃんとしたメール書く」という方も多いのでは?

大学やバイト先にメールを送った時、
マナーがなってないとしても
そんなに怒られなかったり。

就活ではきちんとしたメールの書き方を要求されますよね。
中身はちゃんとしているのに、
形式等が崩壊していたら人事の印象も悪くなってしまいます。

メールの書き方ごときで
(メールむっちゃ大事な時もあるけど)
採用に影響したら最悪ですよね。

今回は就活で使えるビジネスメールの書き方をまとめました!

形式とメールアドレス


まずはじめに、メールを送る際に気を付けるべき
5つのポイントを紹介します。

1. 宛先(To)

文面を打っている途中で誤送信をしてしまわないように、
宛名は最後に入力しましょう。
また、一文字間違えて届かなかった!など無いように、
打ち終わって2、3回確認しましょう。

2. 件名

相手は仕事で日常的に大量のメールのやり取りをしています。
件名がないと見落とされたり、
最悪スパムメールと思われたりすることがあります。
件名には「【面接日程変更のお願い】◯◯大学の◯◯○○です」のように、
誰からのどんな内容のメールなのかが一発でわかるように簡潔に書きましょう。

件名空白は一番ダメ!
読まれません。

3. 宛名

宛名にはメールを送りたい相手の
企業名・部署名(わかれば)・氏名
を記載します。
また、送り先が企業や部署の場合は最後に「御中」、
個人の場合は「様」を付けることを忘れないようにしましょう。

私は氏名がわからない場合、
企業名 部署名 担当者様
と記載しています。

4. 本文

宛名の後から本文を書きだします。
まずは誰からのメールなのか、あなたの名前を大学名から名乗ります。
そして伝えたい内容を簡潔に書きましょう。
また、適当な感覚で改行を入れると読みやすいですので、
「。」で改行するといいでしょう。
スマホで打っていると改行しがちになると思うのですが、
相手はPCで読むことを想定するので、
「。」で改行(気持ち的にはちょい長め)すると良いでしょう。

5. 署名

本文の後には、
誰からのメールだったのかが明確にわかるように署名を書くといいでしょう。
署名には
氏名・所属する大学・学部・学科・年次・連絡先(E-mailアドレス、電話番号)
を入れましょう。
毎回署名の入力が面倒だという方は、
メールソフトの設定でメールの最後に自動で署名を入れることができるので、
設定しておくと便利です。

———————————————————-
氏名
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail:×××@××.××
電話番号:090-×××-×××
——————————————————

メールアドレス

メールアドレスは学校から付与されているものをお勧めします。
自分のメールアドレスから送りたい場合は、
奇抜で無いものにしましょう。
採用担当者がメールアドレスを打ち間違ったり、
なんだこいつと思われる可能性があります。
もし新たに作成する場合は、
名前のみや、名前と誕生日くらいの
シンプルなものを作りましょう。
(個人的にはGmailで作成するのがオススメ。)

就活メール例文集

ここからは、
シチュエーション別での例文を作成します。

基本的にメールで連絡を取るのは、
緊急性があまり高くなく、
返信が2~3日返ってこなくても差し支えのない場合にしましょう。

緊急性が高く、
アポイントに遅刻してしまう場合など、
すぐに対応してもらわなければならない場合は、
電話で連絡をしましょう。

では就活メールの例文を紹介します!!

1,OB・OG訪問依頼をする場合

件名 【OB(OG)訪問のご依頼】○○大学 氏名です。
————————————————-
株式会社○○ ○○部
○○○○様

はじめまして。突然のご連絡大変失礼いたします。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○と申します。

この度は、大学のキャリアセンターにてOO様をご紹介いただき、
OB訪問のお願いでご連絡を差し上げました。

現在、私は就職活動中で、貴社に大変興味をもっています。

そこで、ぜひ○○様にお会いして、貴社のお仕事などについてお話を伺えませんでしょうか。

お忙しいところ誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、お返事をいただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

————————————————-
まずは突然メールを送ることへの非礼を謝罪しておきましょう。
また、自分が何者なのかが相手に伝わるようにしておくと良いと思います。
また、先方はどこから連絡先を知ったのか不安に思っているので、
必ず誰から連絡先を聞いたのかを説明しましょう。
OB・OG訪問を受けてくれるかは先方次第なので、
謙虚な姿勢で丁寧にお願することが大切です。

2,面接の日程変更をする場合

件名 【◯月◯日面接日程変更のお願い】○○大学 氏名
————————————————-
株式会社○○ ○○部
○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○です。
この度、面接の日程変更をしていただきたく、ご連絡を差し上げました。

×月×日×曜日に予定させていただきました面接ですが、
学期末試験のスケジュール変更に伴い、当日貴社にお伺いすることが難しくなりました。
誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、以下の日程の中で面接日時を再調整させていただけないでしょうか。

×月×日~×月×日 終日
×月×日~×月×日 9:00~17:00
×月×日~×月×日 12:00~18:00

ご多忙の中、お手数をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

———————————————
面接の日程変更をお願いするメールを送る際は、
まず設定してもらった面接日に伺えないことを謝罪しましょう。
加えて、どうして面接が困難になったのかの理由を当たり障りのない範囲で記載します。
(他社の面接とか言っちゃダメ!!学校の予定がベターです。)
その上で、いつなら面接に行けるかの候補日を複数挙げて、
面接日程の変更が可能かどうかを伺いましょう。

3,面接の日程確認

件名  二次面接・日程のご連絡
————————————————-
株式会社○○ ○○部
○○○○様お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○でございます。この度は、二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程にて、面接をお願いしたく存じます。日時:×月×日(◯) ×時~
場所:○○ビル ×階お忙しい中、貴重なお時間をいただき、大変うれしく思っております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

———————————————
採用担当者から面接の希望日時を尋ねるメールが送られてきた場合、
返信の件名は変更しなくて大丈夫です。

先方から提示された面接の日程で都合が良ければ、
承諾する旨と伺う面接の日時と場所をしっかりと明記しましょう。
これは面接日時に関してお互いに認識違いをしていないかの確認です。

もし、都合が悪ければ、都合がつかない理由と、
代わりの都合のいい日を複数日記載して、再調整をお願いしましょう。
(その場合は2の例文を参考にしてください)

4,面接辞退

件名 【面接辞退のご連絡】○○大学 氏名
————————————————-

株式会社○○ ○○部
○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○です。

×月×日××時からの面接のお約束をいただいておりましたが、
一身上の都合により、 今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
ご理解の上、ご了承のほどを何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

———————————————
面接辞退をメールで申し出る場合は、
まずいつ面接の約束をしていたかを明確にし、
その上で辞退したい旨を伝えます。

また、貴重な時間を割いてもらったことへの配慮も忘れてはいけません。

5. お礼のメールをする場合

件名 【本日の面接(×月×日)のお礼】○○大学 氏名
————————————————-

株式会社○○ ○○部
○○○○様

お世話になっております。
本日(×月×日)、貴社にて面接を受けさせていただきました○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。

面接では○○様からお話しいただき、
(タメになったことを2行くらいで!!)
以前より貴社を第一志望としておりましたが、
本日の面接で、さらに貴社の一員として働きたい想いがますます強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。

(署名)

———————————————
これ一番使いますよね多分。
OB訪問等でも使えます。
ちなみに、これは当日中または翌日午前中に送るのがベスト。
(私は深夜型人間なのでよく、深夜に書いて予約送信9:00とかにしてました笑)

本文には面接に時間を割いてもらったことに対するお礼、
面接で自分が感じたこと、働きたいという熱意を簡単に書きましょう。
特に面接時に話した内容を盛り込むと、相手は話をよく聞いてくれていたのだと、
好印象を抱いてくれる可能性があります。

まとめ

長くなりましたが、
いかがでしたでしょうか!久しぶりに「真面目」な記事を書いたので、
肩が凝りました。
いつもふざけ過ぎているな〜
と実感し、若干反省しております。(笑)ちょっとしたことに気を配るだけで、
採用担当者とスムーズにメールのやり取りができるようになります。
それだけで印象がよくなったり。
まぁ合否に直接は関わらないとは思いませんがね。(笑)また、今後社会人になっても絶対に役に立つので、
これを機に正しいビジネスメールを送れるようにしておきましょう。こちらを見てもよく分からない方は
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